Humas UPNVJ – Wakil Rektor Bidang Akademik Universitas Pembangunan Nasional “Veteran” Jakarta (UPNVJ), Dr. Henry Binsar Hamonangan Sitorus, menekankan pentingnya penyelesaian temuan audit melalui analisis akar masalah dan penyusunan Rencana Tindak Lanjut (RTL) yang terukur. Penekanan tersebut disampaikan dalam Rapat Tinjauan Manajemen (RTM) UPNVJ 2026 yang berlangsung di Auditorium Bhinneka Tunggal Ika, Gedung Rektorat Lantai 4, UPNVJ, Jakarta Selatan, Jumat (13/11/2026). Forum yang melibatkan 82 peserta dari unsur pimpinan universitas, fakultas, lembaga, biro, dan unit kerja ini menjadi bagian dari penguatan Sistem Penjaminan Mutu Internal (SPMI) untuk memastikan hasil evaluasi ditindaklanjuti melalui keputusan, penanggung jawab, tenggat waktu, dan indikator keberhasilan yang jelas.

Dalam paparannya, Henry menjelaskan bahwa RTM merupakan bagian penting dari tahap pengendalian dalam siklus Penetapan, Pelaksanaan, Evaluasi, Pengendalian, dan Peningkatan (PPEPP). Melalui mekanisme tersebut, pimpinan universitas menelaah hasil evaluasi untuk menentukan tindakan perbaikan berdasarkan bukti, bukan sekadar menyusun laporan administratif.

Menurut materi yang dipaparkan, masukan dalam RTM dapat berasal dari berbagai sumber, antara lain hasil pemeriksaan Inspektorat Jenderal dan Badan Pemeriksa Keuangan (BPK), sertifikasi ISO, akreditasi nasional maupun internasional, Audit Mutu Internal (AMI), serta monitoring dan evaluasi. Seluruh temuan tersebut perlu dianalisis untuk mengidentifikasi penyebab permasalahan sebelum ditetapkan langkah penyelesaiannya.

Henry menguraikan tiga tujuan utama penyelenggaraan RTM, yaitu meninjau pelaksanaan keputusan sebelumnya, membahas temuan prioritas yang menunjukkan kesenjangan terhadap standar, serta menetapkan keputusan pimpinan yang dapat dilaksanakan dan diverifikasi.

Pembahasan diarahkan terutama pada permasalahan yang memiliki dampak besar, berulang, atau membutuhkan koordinasi lintas unit kerja. Dengan demikian, forum RTM diharapkan mampu memusatkan perhatian pada persoalan yang paling memengaruhi kualitas penyelenggaraan pendidikan tinggi.

Salah satu aspek yang menjadi perhatian adalah ketepatan dalam mengidentifikasi akar masalah. Henry memaparkan bahwa proses tersebut dimulai dengan merumuskan kesenjangan antara target dan kondisi aktual, menelusuri penyebab melalui metode *5 Whys* atau diagram sebab-akibat, serta menguji dugaan penyebab menggunakan dokumen, data, dan keterangan pelaksana.

Pendekatan ini diperlukan agar tindakan perbaikan benar-benar menyasar penyebab permasalahan, bukan hanya mengatasi gejala yang muncul. Apabila bukti yang tersedia belum mencukupi, unit terkait perlu menetapkan penanggung jawab dan tenggat waktu untuk melakukan pemeriksaan lanjutan.

Lebih lanjut, Henry menjelaskan mekanisme penyusunan RTL yang dimulai dari identifikasi temuan, analisis akar masalah, validasi oleh verifikator, hingga penyusunan program dan kebutuhan anggaran. Setiap unit kerja bertanggung jawab menyampaikan rencana perbaikan yang sesuai dengan hasil evaluasi dan didukung bukti yang dapat diperiksa.

Dalam mekanisme tersebut, verifikator bertugas memastikan bahwa akar masalah memiliki keterkaitan dengan temuan serta tindakan yang diusulkan mampu menjawab penyebab permasalahan. Apabila belum sesuai, unit kerja diminta memperbaiki RTL sebelum melanjutkan proses penyusunan program.

Setelah rencana tindak lanjut dinyatakan sesuai, unit kerja dapat merinci kegiatan, kebutuhan sumber daya, anggaran jika diperlukan, serta penanggung jawab pelaksanaan. Program yang telah diverifikasi kemudian dikelompokkan berdasarkan tingkat prioritas untuk menjadi bahan pertimbangan pimpinan universitas.

Henry memaparkan tiga kategori prioritas, yakni high priority untuk permasalahan berdampak besar atau membutuhkan penanganan mendesak, moderate priority untuk persoalan yang memiliki dampak berarti dan dapat dijadwalkan, serta less priority untuk permasalahan dengan dampak terbatas yang dapat ditangani setelah prioritas lainnya.

Pengelompokan tersebut menjadi dasar dalam menentukan urutan pelaksanaan program perbaikan dengan mempertimbangkan urgensi, dampak, kesiapan sumber daya, dan kebutuhan koordinasi kelembagaan.

Tidak hanya menekankan pelaksanaan program, Henry juga menyoroti pentingnya verifikasi efektivitas sebagai tahap akhir penyelesaian temuan. Penyelesaian kegiatan secara administratif belum dapat dijadikan satu-satunya ukuran keberhasilan apabila belum terdapat bukti bahwa tindakan tersebut menghasilkan perbaikan.

Evaluasi efektivitas dilakukan dengan membandingkan kondisi setelah pelaksanaan tindakan terhadap kondisi awal, termasuk memeriksa apakah kesenjangan terhadap standar berkurang, temuan berulang menurun, atau indikator mutu menunjukkan peningkatan.

Apabila tindakan belum efektif, unit kerja perlu meninjau kembali akar masalah dan menyesuaikan rencana perbaikan. Sebaliknya, apabila efektivitas telah terbukti, capaian tersebut dapat dipertahankan dan menjadi pertimbangan untuk meningkatkan standar mutu pada periode berikutnya.

Dalam pelaksanaannya, pembagian tanggung jawab juga menjadi bagian penting dari pengendalian mutu. Plt. Rektor memberikan arahan dan menetapkan keputusan lintas unit sesuai kewenangan, sementara para wakil rektor mengoordinasikan tindak lanjut berdasarkan bidang masing-masing. Dekan, kepala lembaga, kepala biro, dan unit kerja bertanggung jawab memastikan program perbaikan dilaksanakan sesuai tugas dan fungsinya.

Lembaga Penjaminan Mutu dan Pengembangan Pembelajaran (LPMPP) berperan dalam merangkum hasil evaluasi, mengoordinasikan pemantauan RTL, serta melakukan koordinasi verifikasi efektivitas sebagai bagian dari keberlanjutan sistem penjaminan mutu universitas.

Sementara itu, Plt. Rektor UPNVJ, Nur Syarifah, S.H., LL.M., dalam sambutan pembukaan menegaskan bahwa penjaminan mutu merupakan tanggung jawab seluruh unsur pimpinan dan unit kerja. Ia mengingatkan agar hasil RTM tidak berhenti pada rekomendasi administratif, tetapi diterjemahkan menjadi rencana aksi yang realistis, terukur, dan dapat dipantau pelaksanaannya.

“Budaya mutu harus tumbuh dan menjadi bagian dari pola kerja kita sehari-hari. Setiap unit harus memiliki kesadaran untuk memastikan bahwa setiap proses yang dilaksanakan berjalan sesuai standar, terukur, terdokumentasi, dan berorientasi pada hasil,” tegas Nur Syarifah.

Melalui RTM 2026, UPNVJ berupaya memperkuat keterkaitan antara evaluasi, pengambilan keputusan, pelaksanaan program, dan pengukuran efektivitas tindak lanjut. Pendekatan berbasis bukti tersebut diharapkan mendukung peningkatan kualitas pembelajaran, penguatan akreditasi, dan efektivitas tata kelola universitas.

Sejalan dengan arahan Plt. Rektor, hasil forum ini diharapkan menjadi landasan penyusunan kebijakan dan program prioritas UPNVJ yang berorientasi pada perbaikan berkelanjutan, sekaligus memperkuat tata kelola perguruan tinggi yang transparan, akuntabel, dan responsif terhadap kebutuhan pemangku kepentingan.

 

Kerabat Kerja

---------------------------------

Penulis: Disa Prihantini | Penyelaras Bahasa: F. Noor