HumasUPNVJ – Universitas Pembangunan Nasional “Veteran” Jakarta (UPNVJ) bekali mahasiswa dengan keterampilan mengelola tata naskah dan arsip organisasi melalui Pelatihan Keterampilan Manajemen Mahasiswa (PKMM) 2026 di Gedung Merce, Kampus UPNVJ Limo, Depok, Rabu (10/6/2026). Materi tersebut diberikan untuk menjaga kesinambungan program, dokumentasi kegiatan, dan transfer pengetahuan di tengah pergantian kepengurusan organisasi mahasiswa setiap tahun.
Materi bertajuk “Manajemen Administrasi Tata Naskah” disampaikan oleh Staf Bagian Umum UPNVJ, Drs. Haryanto. Dalam sesi tersebut, peserta memperoleh pemahaman mengenai penyusunan dokumen organisasi, pengelolaan surat-menyurat, pembuatan laporan kegiatan, serta sistem pengarsipan yang efektif dan mudah diakses.
Taufik menekankan bahwa administrasi merupakan salah satu fondasi keberlanjutan organisasi. Menurutnya, organisasi mahasiswa tidak hanya membutuhkan program kerja yang kreatif, tetapi juga sistem dokumentasi yang mampu menyimpan rekam jejak keputusan, kegiatan, dan capaian setiap periode kepengurusan.
“Administrasi bukan sekadar urusan surat-menyurat atau pengarsipan dokumen. Administrasi yang baik merupakan instrumen untuk menjaga memori organisasi, memastikan keberlanjutan program, dan memudahkan proses regenerasi kepengurusan,” ujar Haryanto.
Ia menjelaskan bahwa sejumlah organisasi dapat menghadapi kendala ketika proses regenerasi tidak disertai serah terima dokumen dan informasi yang tertib. Dokumen penting, data kegiatan, laporan pertanggungjawaban, hingga rancangan program kerja berisiko tidak terdokumentasi dengan baik atau sulit ditemukan oleh pengurus berikutnya.
Kondisi tersebut dapat membuat kepengurusan baru harus mengulang proses dari awal. Selain menghambat pelaksanaan program, ketiadaan arsip yang tertata juga dapat menyebabkan hilangnya pengetahuan dan pengalaman yang telah dibangun organisasi pada periode sebelumnya.
Karena itu, tata naskah perlu dikelola secara sistematis sejak dokumen dibuat, digunakan, hingga disimpan. Setiap organisasi perlu memiliki mekanisme pencatatan surat masuk dan keluar, penamaan berkas yang seragam, pengelompokan dokumen berdasarkan kegiatan, serta ruang penyimpanan yang dapat diakses oleh pihak berwenang.
Pengelolaan arsip digital juga menjadi bagian penting dalam tata kelola organisasi. Penyimpanan dokumen pada sistem yang terstruktur dapat memudahkan pencarian data, mengurangi risiko kehilangan berkas, dan mendukung proses serah terima kepengurusan. Namun, kemudahan akses perlu disertai pembagian kewenangan yang jelas. Tidak semua dokumen dapat dibuka secara bebas karena sebagian arsip memuat informasi organisasi yang harus dijaga keamanan dan kerahasiaannya.
Selain pengarsipan, peserta mendapatkan penjelasan mengenai penyusunan dokumen resmi organisasi. Ketepatan format, penggunaan bahasa yang jelas, identitas surat, penomoran, tujuan dokumen, dan pengesahan menjadi unsur penting agar naskah memiliki fungsi administratif yang dapat dipertanggungjawabkan.
Taufik menambahkan bahwa tata naskah yang dikelola dengan baik dapat membantu pengurus baru memahami perjalanan organisasi secara lebih utuh. Pengurus tidak perlu memulai seluruh pekerjaan dari awal, tetapi dapat mengevaluasi, melanjutkan, dan mengembangkan program yang telah dirintis pada periode sebelumnya.
Dokumentasi yang lengkap juga dapat menjadi bahan evaluasi untuk mengukur keberhasilan kegiatan. Melalui laporan dan arsip yang tersedia, organisasi dapat mengetahui program yang efektif, mengenali kendala pelaksanaan, serta menyusun perbaikan berdasarkan pengalaman terdahulu.
Sesi berlangsung secara interaktif melalui komunikasi dua arah antara narasumber dan peserta. Forum tersebut memberikan ruang bagi mahasiswa untuk menyampaikan berbagai persoalan administrasi yang mereka temui dalam pengelolaan organisasi sekaligus memperoleh pemahaman yang sama mengenai prosedur tata naskah di lingkungan UPNVJ.
Melalui PKMM 2026, peserta diharapkan mampu membangun sistem administrasi yang tidak bergantung pada satu orang atau satu periode kepengurusan. Sistem yang terdokumentasi dan dapat diteruskan menjadi salah satu syarat penting bagi organisasi yang profesional, adaptif, dan berkelanjutan.